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5 caratteristiche essenziali che deve avere un software di performance management in azienda.

Oct. 10 2020 di Rohan Persaud, Country Manager, ANZ - CCH Tagetik, Asia Pacific

Performance Management

Cos'è una soluzione di Corporate Performance Management (CPM)?

Gli acronimi continuano a cambiare nel tempo per definire quello che è essenzialmente un sistema che consente di analizzare e gestire processi finanziari critici. Il software di Corporate Performance Management (CPM) è viene in alcuni casi identificato anche con gli acronimi DSS (Decision Support System) o EPM (Enterprise Performance Management) e, più recentemente, anche come software di FP&A  (Financial Planning and Analysis).
Comunque, indipendentemente dal suo nome, quello che conta maggiormente per sostenere lo sviluppo del business, non è tanto l’aver  “implementato” lo strumento ma piuttosto essere stati in grado di “scegliere” la piattaforma giusta che più rispecchia i processi decisionali e le esigenze informative dell’azienda. 
Infatti, l’attenzione va spostata su quanto questi sistemi siano in grado di dare risposte affidabili e consentire di gestire in modo efficace l’incertezza e la volatilità che ormai condizionano il business. 
Oggigiorno, al CFO è richiesta capacità di rimanere strategici e di cercare di prevedere l'imprevedibile. Purtroppo, in questo contesto, affidarsi all’istinto e all’intuizione, supportati da fogli di calcolo e processi di tipo tradizionale non può più garantire un consistente vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza. Essere strategici significa essere agili e quindi riuscire a prendere decisioni corrette senza esitazioni.

Come fanno i veri leader a prendere le decisioni giuste?  

Semplicemente lo fanno avendo fiducia delle informazioni di sintesi estrapolate da dati il più possibile realistici e attendibili.
Per il CFO è sempre più importante riuscire processare una grande mole di dati finanziari e operativi disponibili per avere un quadro chiaro e aggiornato in tempo reale delle performance di business, quindi evidenziando le opportunità e identificando le minacce.

Se pensate al modo in cui spesso vengono prese le decisioni in azienda, dal lato della vostra esperienza, saprete già che questa non è certamente un’attività così semplice da gestire e probabilmente avrete anche notato che le decisioni:

  • non sono quasi mai tempestive;
  • difficilmente sono accurate;
  • sono sempre urgenti;
  • vengono prese senza richiedere il supporto dell’Ufficio Finance; 

si affidano a processi che non sono assolutamente flessibili, soprattutto in tempi di crisi.
Non preoccupatevi, non siete i soli!  Questi problemi testimoniano la nascita dell’esigenza di cambiare i processi e le metodologie decisionali.  Non è tanto una rivoluzione, uno stravolgimento della funzione di Amministrazione, Finanza e Controllo, ma piuttosto un cambiamento dettato dall’evoluzione complessiva delle esigenze decisionali delle organizzazioni. Le aziende di successo, infatti, hanno tutte le stesse caratteristiche di fondo: una buona governance guidata da una solida piattaforma di Corporate Performance Management.

Ecco quindi le 5 caratteristiche essenziali da ricercare per scegliere la migliore soluzione CPM:

1. ESSERE UNIFICATA E INTEGRATA

Secondo una recente statistica pubblicata da CMS Wire, le persone che lavorano nell’Area Finance impegnano più del 36% del loro tempo a cercare, qualificare e consolidare le informazioni.  Purtroppo, dopo tutti gli sforzi fatti, una buona parte di questo tempo (circa il 44%) finisce nel nulla, portando il lavoro in un vicolo cieco.
Se questa inefficienza viene moltiplicata per tutti i processi finanziari critici - dal Planning, al Forecasting fino al Closing  -  si assiste a un immenso ingorgo da cui è impossibile riuscire a prendere decisioni accurate e tempestive. Questo può accadere semplicemente perché nel tempo è stata permessa una prolificazione di sistemi isolati che non comunicano tra loro.

Una buona soluzione CPM invece deve essere capace di acquisire e utilizzare qualsiasi tipo di dato (finanziario e non), proveniente da qualsiasi fonte, evitando di essere appesantita da laboriose attività di riconciliazione dei dati tra le varie piattaforme aziendali.

Inoltre, un buon il sistema di performance management, per creare valore aggiunto, non dovrebbe limitarsi  a fare da raccoglitore di dati e informazioni, ma dovrebbe essere il vero motore “intelligente” della trasformazione dei processi finanziari. 
La possibilità di condivisione inter-funzionale dei dati  e delle informazioni vitali a portata di mano consente, infatti, di rendere più agili i processi decisionali.
Infatti, chi deve prendere una decisione ha sempre bisogno di avere risposte contestualizzate a due semplici domande: cosa stanno dicendo il quel momento i dati? e se stanno dicendo la verità?
Una piattaforma CPM unificata e integrata con tutti i sistemi aziendali offre proprio questo: un’unica fonte dati rappresentativi e veritieri .

2. ESSERE ADATTABILE E MODULARE

Una soluzione CPM dovrebbe essere facile da configurare e completamente personalizzabile per adattarsi alle crescenti esigenze dell’azienda. In questo caso sono due gli elementi da considerare: l'usabilità e la modularità. 
Qualsiasi nuova soluzione che andrete a implementare probabilmente necessiterà della migrazione delle vostre attuali strutture di dati e richiederà alle persone di lavorare con una nuova interfaccia grafica. 
Per ridurre il livello di disagio, avere meno resistenza al cambiamento e perdita di produttività da parte dei colleghi. Infatti, è meglio optare per una soluzione facile da utilizzare che dia la possibilità di lavorare sia tramite un'interfaccia web sia essere utilizzata attraverso gli strumenti di collaborazione e produttività normalmente presenti in azienda, come ad esempio Word o Excel.  Infatti, maggiore sarà la familiarità con gli strumenti già utilizzati quotidianamente minore sarà la curva di apprendimento del Team in modo da favorire il più possibile l’adozione della nuova soluzione. 
Se guardiamo l’aspetto della produttività è spesso ovvio che in azienda ci sono tante preferenze sull’utilizzo di tool e delle interfacce utente per quanti sono i dipendenti. Purtroppo, non è possibile trovare uno standard unico che metta tutti gli utenti d’accordo. Ma questo non è il reale problema, infatti, quando si tratta di prendere la decisione di migliorare i processi dell’Office of Finance finiamo per trascurare aspetti che diamo per scontati e che in realtà possono avere un forte impatto sulle prestazioni.
Per scegliere il software CPM giusto è infatti importante chiedersi domande come: quanto il team è pronto ad adattarsi e cosa sarà necessario fare favorire la collaborazione tra colleghi? Quanto è importante disporre di del flusso di lavoro unificato tra i processi per svolgere il lavoro in modo agile e intuitivo rispetto alle modalità di lavoro attuali?

Le persone riescono infatti a lavorare meglio se la piattaforma utilizzata favorisce l’interazione tra le persone e se è semplice lavorare passando da un processo finanziario all'altro con un unico accesso. Altro aspetto da considerare è la modularità: cioè la capacità della piattaforma software di essere personalizzabile secondo le esigenze specifiche dei processi aziendali e soprattutto estensibile per gestire nuovi processi finanziari in base alla crescita del business o al nascere di nuove esigenze (ad esempio l’entrata in vigore di nuove norme o standard regolamentari tipo IFRS o iXBRL). 
Mentre in passato il processo di Financial Planning era una delle aree di lavoro più critiche, ora con il crescere della complessità aziendale il consolidamento dei dati e del reporting inizia ad assumere molta importanza. Pertanto, aver scelto una piattaforma unificata, in cui è sufficiente sbloccare un modulo per iniziare coprire un nuovo processo dell’Area Finance è una vera agevolazione in termini di semplicità operativa, velocità di implementazione e anche un risparmio dal lato del costo totale di gestione (TCO).

Infine, meglio ancora se la soluzione riesce ad estendere i modelli di pianificazione finanziaria e di elaborazione ai dati sottostanti alle varie aree operative e funzionali dell’azienda come: produzione, legale, fiscale, acquisti, HR ecc.  In questo modo sarà possibile collegare sotto un’unica fonte affidabile i dati dell’area Finance e tutta la granularità dei dati operativi per svolgere le attività di Budgeting e Planning nel modo più accurato ed efficiente possibile.

3. PERMETTERE L’AUTOMAZIONE

La gestione di alcuni processi finanziari, come ad esempio la redazione del bilancio consolidato oppure le riconciliazioni intercompany, viene ancora fatta in molte aziende tramite fogli di calcolo e spesso si traduce in un susseguirsi di attività manuali e operative sempre più intense man mano che ci si avvicina alla data di chiusura. Compiti e rutine che devono essere completati e che fanno perdere tempo ed energie a tutto il team.
Le ragioni principali per rinunciare all’ utilizzo di fogli di calcolo sono in modo ovvio il risparmio di tempo, la riduzione dei costi, l’aumento di precisione e l'automazione di attività di routine in cui l’errore umano è terribilmente frequente. Se a tutto questo aggiungete una soluzione CPM che fornisce flussi di lavoro, verificabilità e governance dei processi, potete iniziare a toccare con mano i benefici immediati per la vostra organizzazione.
Immaginate di poter ridurre il tempo necessario per le attività di Financial Closing e di consolidamento eliminando la fonte della maggior parte dei vostri errori grazie all’automazione di tutte le attività manuali e ripetitive. Allo stesso modo, immaginate di poter fornire in tempo reale al vostro CDA le informazioni richieste, senza dover preoccuparvi se i numeri sono coerenti perché sono già stati verificati a monte e provengono da un'unica fonte di dati. Questa è sicuramente un beneficio tangibile per la vostra azienda e anche per la serenità del vostro lavoro.

4. ESSERE ACCESSIBILE

Nella vostra esperienza di CFO o di Responsabile dei sistemi informativi, siete sicuramente consapevoli che le informazioni e i dati di cui avete bisogno potrebbero risiedere in diverse fonti e il loro reperimento in genere richiedere risposte da parte di persone che svolgono ruoli diversi all'interno della vostra organizzazione.  Nuovamente torniamo agli aspetti del “tempo” e della “collaborazione”.  Il rispetto delle tempistiche sarà sempre essenziale, ma questo non può neppure andare a scapito della precisione. 
Non è possibile infatti lasciare il team senza garantire un’accessibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, né consigliabile avere persone che lavorano fuori dal sistema mentre altri completano i loro compiti in sequenza. 
Oggi siamo tutti estremamente connessi nella loro vita privata e quindi ci aspettiamo quasi la stessa facilità di accesso anche durante il lavoro. Soprattutto in questo periodo, dare al vostro team la possibilità di lavorare in smartworking dalla propria abitazione o comunque fuori dall’ufficio, oppure poter completare le attività sul proprio cellulare mentre sono in viaggio viene considerato normale. Dovete chiedervi quindi se la vostra attuale piattaforma software consente l'accessibilità necessaria a tutti i contributor del processo per mantenere elevati standard di produttività? 
Una soluzione CPM, sia essa on-premise o in cloud, dovrebbe avere essenzialmente le stesse funzionalità senza che gli utenti debbano essere costretti ad imparare modi diversi per svolgere lo stesso compito. Occorre cercare una maggiore collaborazione nell'era dell'inter-connettività, dove ogni strumento è intelligente e interfacciabile. Ecco, una buona soluzione CPM dovrebbe essere in grado di potenziare il lavoro di tutti gli utenti, favorire la collaborazione tra persone e aree funzionali diverse e di facilitare l'accessibilità da qualsiasi area di lavoro.

5. FAVORIRE LA PRESA DI DECISIONI E AZIONI

Infine, la ragione più importante per implementare una moderna soluzione di Corporate Performance management è quella di guidare il cambiamento strategico. Il vostro ruolo non si limita più a descrivere ciò che è accaduto o a esplicitare ciò che sta accadendo. Oggi, i CFO sono chiamati a prendere l'iniziativa, essere parte attiva del processo decisionale e anche aiutare a guidare l’azienda nel suo business. 
Per fare un’analogia, in passato il ruolo del CFO era molto simile a quello di chi guida guardando solo indietro. Cosa ovviamente molto rischiosa e certamente non consigliabile, a parte la fortuna di esserne usciti indenni, si può fare, ma l'approccio alla guida sarà stato necessariamente lento e cauto per il rischio che si corre. 
Oggi questo ruolo è cambiato, il successo del CFO consiste nell’avere la padronanza della complessità della propria attività e nel gestirla trasformandola in una cosa semplice e normale. Solo una moderna soluzione CPM può aiutarvi a farlo. È necessario essere in grado di gestire i crescenti requisiti di rendicontazione, di abbracciare le nuove tecnologie e di affrontare la velocità del cambiamento, prendendo al tempo stesso decisioni critiche affrontando un rischio ridotto e calcolato. 
Prendere decisioni supportate dai dati porta a un vantaggio competitivo senza pari rispetto alle aziende che si basano ancora sull’istinto per fare scelte di business. Oggi, conta la capacità di estrapolare i dati, trasformarli in informazioni, per poi avere le intuizioni giuste che aiutino a decidere e agire nel modo più veloce e migliore.  Nel far questo, la tecnologia scelta potrà essere sicuramente di aiuto. L’office of Finance può essere trasformato in senso digitale e modernizzato in modo da essere il principale motore di spinta del processo decisionale.

Se ricercate quindi queste 5 caratteristiche essenziali in un software CPM, potete essere sicuri di poter gestire in modo efficiente le esigenze informative attuali e future  dell’organizzazione e soprattutto di poter supportare attivamente i processi  decisionali apportando un reale valore allo sviluppo del business.

Per approfondire l’argomento, date un'occhiata alla soluzione di Integrated Performance Management di CCH TAGETIK, tramite questo link

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