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3 consigli pratici per gestire il budgeting, la pianificazione e il forecasting al tempo dei nuovi cigni neri.

Sep. 17 2020 di Leslie Cant, Product Marketing Director - CCH Tagetik

Performance Management

Nessuno avrebbe potuto prevedere l'arrivo del COVID-19, la pandemia globale, un territorio sconosciuto a tutti noi che si è rivelato il più imprevedibile e inaspettato degli eventi, proprio come descritto nella teoria del cigno nero.
Nell’ affrontare questo periodo di contingenza molti sono rimasti disorientati, immobili ad osservare i cambiamenti, altri hanno preso decisioni coraggiose assumendo il rischio di commettere errori.
Dal lato economico, ad eccezione di pochi paesi, stiamo assistendo a una recessione globale. Le perdite negli affari si stimano in migliaia di miliardi di dollari, secondo la Conferenza delle Nazioni Unite sul commercio e lo sviluppo, e le modalità in cui avverranno le varie ricadute sui vari settori non è ancora prevista e chiara.

Per i CFO delle aziende e i team dell’area Finance incaricati di dare un senso a tutti questi stravolgimenti, ci sono pochi parametri di riferimento o ipotesi affidabili su cui basarsi, tanto è vero che unica vera certezza sembra essere l'incertezza. 

In un evento globale così volubile chi si occupa di Finance si trova di fronte a due sfide apparentemente insormontabili:
1. anticipare l'imprevedibile;
2. adattarsi rapidamente al cambiamento puntando al miglior risultato possibile.
Ma come riuscire nell’intento?
Ecco tre consigli che potete intraprendere da subito e che vi possono aiutare a trovare il modo di regolare e adattare i vostri piani aziendali in caso di eventi sconvolgenti come il COVID-19.

1. MODELLARE SCENARI MULTIPLI

È improbabile che i responsabili di pianificazione, inclusi i più diligenti, abbiano modellato scenari che riflettono una situazione così imprevedibile come l'impatto che il COVID-19 sta avendo sia sulle aziende che sull'economia. Lo scenario economico peggiore previsto all'inizio dell'anno potrebbe essere il migliore a cui possiamo aspirare.
Ecco perché la modellazione degli scenari è un processo di importanza critica durante gli eventi inaspettati secondo la teoria del cigno nero.
Attraverso la costruzione di uno scenario standard per ciascun piano, è possibile creare in modo efficace delle coordinate che vi consentiranno di navigare attraverso eventi imprevedibili. Questi scenari standard ipotizzati non sono influenzati dalla natura eccezionale delle circostanze attuali. Ecco perché è fondamentale averli alla base di ogni processo di pianificazione.
In base allo scenario standard definito, gli effetti derivanti dal verificarsi della situazione eccezionale saranno più evidenti e verranno salvati come scenario alternativo. Ovviamente, queste alternative si discosteranno significativamente dallo scenario standard.
La capacità di costruire scenari alternativi è di fondamentale importanza per gestire una situazione in rapida evoluzione. Ciò è dovuto al fatto che qualsiasi piano definito oggi potrebbe dover essere ignorato domani a causa della natura ancora troppo incerta e in evoluzione del COVID-19. Si può però sperare che lo scenario standard rappresenti il punto di riferimento a cui mirare e di ritornare al più presto una volta superata questa situazione.
La costruzione di scenari è in effetti una funzione essenziale per elaborare un solido piano di continuità aziendale ai tempi del COVID-19.
A questo punto, osservare gli scenari del peggior caso possibile e sviluppare un piano di emergenza per ciascuno, è solo una questione di prudenza. 3 tips

2. COME SEMPRE: LA LIQUIDITÀ LA FA DA SOVRANA

Va da sé che le aziende con scarse riserve di cassa, flussi di cassa instabili o caratterizzate da attività “brick and mortar”, quindi con modelli di business di tipo tradizionale, siano incredibilmente vulnerabili. In un batter d'occhio l'attività per molti non è più una questione di redditività ma si tratta piuttosto di sopravvivenza. Questo è il motivo per cui le aziende in tempi di crisi dovrebbero fare simulazioni con stress test finanziari e creare immediatamente dei piani per il recupero della liquidità.
Infatti, la liquidità la fa da sovrana e sebbene questo principio sia sempre valido, oggi lo è ancora di più. 
In effetti, la cosa migliore che un'azienda può fare è modellare l'impatto di questi scenari sulle performance del business e sull’andamento dei flussi di cassa. Così facendo potrete capire quanto il vostro capitale sarà in grado di resistere all'impatto di eventi economici avversi. Questo è un primo passo importante per identificare le azioni necessarie da intraprendere per riprendersi e mitigare il fabbisogno di liquidità.
Naturalmente, ci sono alcuni elementi critici che è necessario prendere in considerazione. Valutando i rischi di mercato, credito/clientela e produzione/logistica sarà possibile valutare al meglio la salute dell'azienda in situazioni sfavorevoli come il COVID-19. 
Inoltre, sempre su questo punto, come suggerito da Deloitte, è meglio sviluppare immediatamente un piano di tesoreria per la gestione della liquidità come parte integrante dei piani di rischio e di continuità aziendale, in caso non ne aveste già uno. Questo piano dovrebbe considerare la liquidità in tutta la filiera dell'approvvigionamento e l'intero ecosistema finanziario in quanto "gli approcci che potreste adottare per gestire la liquidità avranno implicazioni non solo per la vostra azienda ma anche per i vostri clienti".
Per molte aziende significa fare il punto sulle azioni che sono in grado di preservare i clienti, i fornitori e i dipendenti più critici. L’Office of Finance è nella posizione migliore per quantificare l'impatto sulla liquidità di ogni decisione significativa prima che la situazione diventi impossibile da cambiare.

3. MONITORAGGIO CONTINUO

L'emergenza sanitaria COVID-19 continua a colpire anche gli angoli più remoti del mondo con una velocità impressionante e lo stesso accade per le reazioni alla crisi. Sia i governi che le aziende sono stati costretti a reagire istantaneamente con poche informazioni a disposizione, cercando di mitigare l’impatto sia sulla vita delle persone che sulla vita economica.
Visto il ritmo incalzante dei cambiamenti, il monitoraggio e la rendicontazione sui KPI devono essere effettuati quotidianamente. È necessario effettuare monitoraggi con una frequenza quasi in tempo reale, in modo da poter avere una visione panoramica degli impatti della liquidità sull'azienda e ottenere informazioni sulle prestazioni così da riuscire a riformulare costantemente i piani. Detto questo, è importante essere selettivi nella scelta dei KPI che saranno monitorati con un ritmo così aggressivo.
Invece di monitorare tutti gli indicatori KPI che vi capitano a tiro, identificate dai cinque ai dieci indicatori che vi consentano di tenere sotto controllo la situazione. Un numero eccessivo di KPI comporterà solo uno spreco di energia sia nella creazione che nell'analisi.
Dopo aver raccolto e comunicato le informazioni sulle analisi effettuate in tempo pressoché reale dei KPI, i manager sono chiamati prendere decisioni nel modo più rapido possibile.
Martin Greeves, Amministratore delegato di BCG, ha dichiarato: “I manager spesso sono restii a diffondere informazioni sui piani finché non ne hanno completa sicurezza e poi sono riluttanti a modificarli per paura di apparire indecisi, male informati o di creare confusione all'interno dell'azienda. Un documento live, etichettato come quello che possiede la migliore visione del momento, è essenziale per apprendere e adattarsi in una situazione in rapido mutamento".
L’Agilità e l’enfasi sull'adattabilità sono le qualità chiave da adottare a tutti i livelli aziendali, mentre il monitoraggio continuo è essenziale per la vostra capacità di cambiare direzione.
Ricordate di non perdere mai di vista la prospettiva a lungo termine, perché in situazioni contingenti come quella attuale, è molto facile rimanere bloccati nel pensiero a breve termine. Ma, come ogni cosa, anche questo passerà. Non potevamo prevedere che sarebbe accaduto, ma dobbiamo prenderla come un insegnamento: sebbene l'esatta natura degli eventi del cigno nero sia imprevedibile, tali eventi sono inevitabili. È essenziale diventare agili di fronte agli eventi inaspettati - e qualsiasi tipo di perturbazione che investe un settore, la tecnologia o l'economia - impiegando strumenti che potenziano le capacità di comprensione dei fenomeni, migliorino la gestione del tempo e le conoscenze.

Per ulteriori informazioni su come utilizzare al meglio il software di Budgeting, Planning and Forecasting di CCH Tagetik e per avere un supporto in momenti di incertezza, guardate i video della serie La Pianificazione in Periodi di Incertezza (gli strumenti che non possono mancare durante gli sconvolgimenti attuali).

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