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Budget, Planification et Prévisions : près de 9 feuilles Excel sur 10 sont erronées

 

« Gouverner c’est prévoir. ». Quel dirigeant n’a pas fait sienne la formule d’Emile de Girardin ?
Même au prix d’un exercice de plus en plus chronophage et laborieux pour la Direction Financière, ses équipes et ses différents interlocuteurs au sein de l’entreprise.

Car depuis la crise de 2008, la conjoncture est de plus en plus incertaine, les risques business se sont accrus et les actionnaires, davantage préoccupés, se font plus exigeants. Le pilotage de la performance s’est donc complexifié et les processus de budgétisation, de planification et de prévision sont devenus hautement stratégiques.

 

Or l’exercice budgétaire est souvent vécu comme un véritable cauchemar. Des mois à rassembler des feuilles de calcul Excel qui font la navette entre différents interlocuteurs, pointer manuellement les chiffres, changer les hypothèses, modifier des formules, repointer manuellement, rechanger les hypothèses, remodifier des formules,… jusqu’à réussir à tomber enfin sur un budget définitif, dans le meilleur des cas. Sinon, à nouveau tout défaire et refaire pour satisfaire les exigences de dernière minute du DG, du PDG ou des actionnaires qui attendent en retour un tableau de bord le plus fiable et précis possible. De plus, nombreux sont les dirigeants qui exigent désormais des forecasts mis à jours tous les mois.
Oui, mais pour que les prévisions soient bonnes, êtes-vous certain qu’elles reposent sur des données financières fiables ?

Hélas, très souvent, les chiffres sont faux. De quoi sabrer définitivement le moral des troupes.

 

88% des feuilles de calculs contiennent des erreurs.

 

En effet, l’infographie ci-jointe révèle que 88% des feuilles de calculs contiennent des erreurs.


Ainsi, quelle confiance peut-on accorder aux budgets, à la planification et aux prévisions ?

 

 

Une erreur de copier-coller à 250 millions de dollars 

Plusieurs types d’erreurs sont fréquemment observés dans l’utilisation de feuilles de calcul :

  • erreurs de calcul ;
  • formules écrasées ;
  • erreurs de formule ;
  • devises non alignées ;
  • pas de suivi des modifications ;
  • chiffres supplémentaires ;
  • mauvaise position de la décimale ;
  • données d’origine incorrectes ;
  • erreurs de taxe ou de taux d’intérêt ;

 

Or, comme l’indique l’infographie, une seule erreur dans une feuille de calcul peut coûter des millions. Par exemple, un simple rang décalé a eu un impact négatif de 10% sur les profits d’un fournisseur d’énergie. Autre exemple, une simple erreur de copier-coller a coûté 250 millions de dollars à une société de services financiers.

Ainsi le manque d’organisation et d’automatisation des processus de budgétisation entraîne, au-delà d’une simple perte de temps, des risques conséquents pour la bonne gouvernance de l’entreprise.

 

Un système unique et centralisé fonctionnant en temps réel

Voilà pourquoi il est indispensable de choisir une solution logicielle, comme Tagetik, qui permet d’améliorer les processus de responsabilisation et de transparence, grâce à un suivi d’audit complet garantissant une parfaite gestion des versions, à une réduction des interventions manuelles et redondantes et à un lien renforcé entre les planifications stratégiques, financières et opérationnelles.

 

Ainsi, avec l’automatisation des processus de budgétisation, les dirigeants peuvent compter sur un tableau de bord plus fiable et plus précis, et bénéficier en plus d’avantages associés :

  • réduction de 5 à 10% des saisies manuelles de données ;
  • gain de 40 heures dans la création du rapport trimestriel ;
  • simplification de la complexité : gestion simultanée de 300 rapports standards et ad hoc pour 25 entités différentes dans 13 devises ;
  • amélioration du pilotage : alignement de 1000 intervenants avec un seul système automatisé.

 

Si gouverner c’est prévoir, quelle meilleure résolution pour 2016 que d’agir pour mieux prévoir ?



Tags : Tagetik, budget, prévisions, plans, budgeting, planning, forecasting, forecast, exercice budgétaire, direction financière, pilotage de la performance.


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