Modernisation de la Fonction Finance : Présentation du Data Hub

Dans mon premier post relatif à la modernisation de la fonction Finance, j'avais évoqué l'opinion de Gary Simon selon laquelle la gouvernance des données allait devenir la mission la plus importante d'une fonction Finance moderne. Chez Wolters Kluwer CCH Tagetik, nous partageons cet avis.

La création d'un data hub, reposant sur un data-point model unique et une collecte centralisée des données provenant de sources multiples, constitue une étape essentielle pour une gouvernance des données efficace et performante. Outre le stockage, un data hub apporte un surcroît de valeur aux données, en termes notamment de validation et de sécurité. Il constitue également une source unique et fiable d'information pour stocker les données validées par la fonction Finance à un niveau granulaire au service des opérationnels travaillant à l’extérieur du département financier.

Ce post s'attachera aux motifs qui poussent à la création d'un data hub pour les informations analytiques et aux changements qu’il conviendra d'engager afin que la gouvernance des données devienne une réalité pour votre organisation financière.

 

Un data hub, pour quoi faire ?

Nous sommes, pour la plupart d’entre nous, submergés dans un océan de données qui ne cesse de s'agrandir chaque mois. Si autrefois la fonction Finance se concentrait exclusivement sur les données financières, le besoin de plus en plus fort d'analyses, d'insights stratégiques, de reporting intégré et de planification financière intégrée impose à la plupart des services financiers de se débattre avec des données opérationnelles provenant de multiples systèmes sources. Or, en assumant davantage de responsabilité stratégique, la fonction Finance devient, de fait, la gardienne de tous les indicateurs importants d'une entreprise, en ne se limitant plus aux seules données financières.

Les pratiques traditionnelles de gestion des données appliquées par les services financiers ne sont plus suffisantes pour exploiter les trois V du big data que sont le volume, la vitesse et la variété. Il est désormais impératif pour les directeurs financiers d’aujourd’hui de gérer les données de façon cohérente, fiable, rapide et accessible à tout moment, quelle que soit leur source.

En s’appuyant sur un data hub centralisé, les services financiers peuvent créer des définitions de données communes et définir des règles concernant l'extraction, la validation et la transformation des données. En outre, les données sont tenues à jour grâce à des importations programmées de tous les systèmes sources importants. Il est ainsi possible de mener un travail de planification et d'analyse en utilisant systématiquement les informations les plus récentes. Grâce à des autorisations gérées, les responsables opérationnels ont également accès à cette source centralisée de données pour leurs missions de planification et d'élaboration budgétaire, pour lesquelles ils sont tenus d’être à jour. La fonction Finance facilite ce processus dans le cadre de son rôle de partenaire métier.

 

Inconvénients de l'approche commune actuelle relative aux données

Le schéma ci-dessous représente le mode actuel de gestion des données par la plupart des services financiers. Ainsi, afin de soutenir l'intégralité du cycle de planification et de contrôle, diverses applications dotées de leur propre stockage des données (et souvent leurs propres définitions) sont utilisées au cours des multiples sous-étapes du cycle. 

Cette approche présente de nombreux inconvénients. Etant donné que les données sont cloisonnées en silos, il n'existe aucun moyen de garantir leur cohérence entre les applications. Les données ne peuvent pas non plus être réutilisées automatiquement. De même, il est impossible de procéder au suivi des sources de données, au contrôle des modifications apportées et à la gestion de l'état d’avancement tout au long du cycle de traitement. En outre, lorsque les données sont saisies dans l'une de ces applications via des feuilles de calcul, le risque d'erreurs manuelles et les problèmes de versions surgissent.

En quoi un data hub est-il essentiel à une fonction Finance moderne ?

Un data hub garantit que les données ne sont saisies qu'une seule fois, avant d’être utilisées au cours des multiples étapes du cycle de planification et de contrôle et pour les divers besoins de reporting et d'analyse des différentes parties prenantes. Citons par exemple les données ETP, qui sont requises par la plupart des départements à des fins d'élaboration budgétaire et de reporting, ainsi que pour le reporting de responsabilité sociale. En intégrant et en validant les données une seule fois, il n'est plus nécessaire de procéder ensuite à de nouvelles opérations de rapprochement et de vérification.

Dans le cadre de cette approche orientée données, un data hub permet de stocker toutes les données de la fonction Finance. Des sous-ensembles de ces données sont ensuite utilisés dans les diverses applications interconnectées. Ainsi, les déclarations fiscales de l'entreprise sont basées sur le bilan commercial tiré de l'application de consolidation et de reporting. De cette façon, même les données calculées ou dérivées sont totalement traçables et auditables. Ce data hub est expliqué dans l'image ci-dessous.

Conclusion

La technologie moderne permet de créer une source unique et fiable d'information pour l’ensemble des données clés de l’entreprise. Grâce à une approche centralisée de la gouvernance et du stockage des données, la fonction Finance est en mesure de rassembler les données nécessaires à la consolidation et au reporting réglementaire. De leur côté, les équipes chargées de l'analyse et de la planification financière (FP&A) peuvent établir des prévisions au niveau des UGS, et les équipes opérationnelles et commerciales accéder aux données les plus récentes de l’entreprise, par exemple aux mises à jour des prévisions hebdomadaires.

L'innovation en matière de réflexion et de technologie est essentielle pour aider la fonction Finance moderne à surmonter les enjeux liés au traitement de données extrêmement diverses et granulaires, qui s'accroissent de façon exponentielle dans la plupart des entreprises, tout en améliorant la rapidité et la fiabilité du reporting, des prévisions et des autres tâches d'analyse.

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Le chemin vers la modernisation de la Fonction Finance

La valeur de la modernisation de la Fonction Finance pour les directeurs financiers

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