Dans un article précédent, vous avez pu découvrir les enjeux de la communication financière ainsi que les pistes d’amélioration proposées par KPMG pour optimiser ce processus. Découvrez à présent le retour d’expérience d’une société privée de dimension internationale, qui a témoigné lors du Petit Déjeuner du 21 mai et qui utilise la solution de Collaborative Disclosure Management (CDM) de Tagetik. Ce témoignage confirme tout l’intérêt d’une solution automatisée et sécurisée, pour non seulement réduire les délais de publication, mais aussi pour fiabiliser et améliorer la qualité de la publication.
Challenge : concilier une volumétrie importante avec une volonté d’accélérer les délais de clôture et de publication
Le groupe qui apporte son témoignage produit, transforme et transporte plusieurs millions de tonnes de matières premières par an, dans plus de 100 pays, pour un Chiffre d’Affaires consolidé de plusieurs milliards.
L’implantation internationale du groupe et son organisation matricielle autour de multiples régions et plates-formes impliquent la consolidation de 1 000 entités, comme l’explique le chef de projet Finance : « au départ, le besoin identifié par l’équipe de 6 personne en charge du processus, portait sur l’accélération des délais de publication de deux documents types et de 6 documents officiels après clôture. Nous souhaitions ramener les délais de 3 mois à 2 mois pour la publication. »
Les deux documents types concernés sont le « Financial Statement » (85 tableaux et 80 pages) à usage externe et à usage interne (170 tableaux et 180 pages).
Enjeu : faire évoluer la façon de travailler et la forme des documents produits
Avant Tagetik, la mise en page du document était effectuée, au dernier moment, lors de la transmission des éléments à l’agence de communication. « Nous devions effectuer de nombreux allers/retours. A présent nous disposons d’un document déjà très propre, qui est le notre et plus celui de l’agence de communication. », Précise JC. La qualité du document produit en interne est une des avancées notoires dans le processus.
Autre point important soulevé par le chef de projet, le fameux « copier/coller » sous Word et Excel nécessaire à la création des documents qui complexifiait le versioning, et qui était devenu un frein à toute tentative de travail collaboratif.
A présent, les données proviennent de la solution Tagetik qui automatise les tâches et diminue les contraintes de l’équipe. La différence fondamentale est que depuis Tagetik, « tout est automatique, nous ne nous occupons de rien, on peut dire que cela marche tout seul ! ».
Bénéfices : des délais réduits, des données sécurisées et cohérentes, une qualité de la publication nettement améliorée
Les données proviennent à la fois de sources différentes et d’une vision différente du Groupe (RH, comptabilité, finance, etc.), ainsi les publications manquent parfois de cohérence, les données se retrouvant plusieurs fois dans les documents. Un état de fait, relevé par le chef de projet, qui met en avant l’intérêt du contrôle de cohérence des données : « nous avons particulièrement apprécié le contrôle des arrondis et la possibilité de saisir, dans une table de référence, des données récurrentes (Chiffres d’Affaire, dates de clôture, éléments de langage, etc.). Lorsque l’on fait une modification, elle est automatiquement répercutée dans l’ensemble du document et de façon sécurisée». En outre, les utilisateurs bénéficient directement du confort apporté par les automatismes de mise à jour et de rafraîchissement.
Leçons tirées de ce projet
Notre interlocuteur est revenu également sur le déroulé du projet. Ce dernier a été mené en deux temps : Dans un premier temps, sur un timing très court, en utilisant les bénéfices du Cloud Tagetik du fait des délais de livraison des infrastructures, pour la publication du Blue Book. Puis sur une installation sur les serveurs du Groupe, en utilisant Tagetik en mode « On Premise » avec une méthodologie plus évoluée pour la « Financial Statement » et des documents plus complexes. La première étape a été menée en s’appuyant sur l’existant et en reprenant les tableurs Excel, et ce avec une équipe réduite. « Nous avons tiré les enseignements de cette première étape et avons revu notre méthodologie, nous avons documenté les processus et avons mieux utilisé l’aspect collaboratif de l’outil Tagetik. Nos équipes ont été renforcées et ont été mieux formées et accompagnées, ce qui nous a permis de maximiser les avantages de la solution et de gagner ainsi plus d’un mois sur nos publications, tout en améliorant la qualité. »
Ce qu’il faut retenir :
Au final, l’équipe a pu constater les nombreux bénéfices à l’utilisation de Tagetik qui a réellement changé la façon de produire les documents. Parmi les avantages, on note :
- Une réduction des délais de publication (1 mois pour la première version et 1 semaine pour la version finale)
- Une amélioration significative de la qualité et de la mise en forme du document
- Une réduction des contraintes et des erreurs grâce à l’automatisation
- Un processus réellement collaboratif, améliorant la communication des différents intervenants
- Une facilité de rafraîchissement (de la source des informations comme des modifications de chacun des sous-chapitres)
- Une sécurisation des publications
Pour conclure, le chef de projet Finance a partagé les leçons que lui et son équipe ont pu tirer de ce projet : « En premier, il faut définir les processus cibles et les tester afin de livrer un processus clé en main et anticiper les milliers de rafraîchissements et les modifications réalisées. Ensuite, il s’agit de bien structurer les spécifications sur les fichiers sources, les contrôles de cohérence et les contrôles des arrondis. Et pour finir, il ne faut pas sous-estimer l’accompagnement nécessaire sur Excel et Word. »
