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Collaborative Disclosure Management : une seule version de la verité

En septembre dernier, lors de la conférence mondiale annuelle des utilisateurs « Tagetik In Touch », j’ai eu l’occasion d’expliquer comment John Hancock et Manulife étaient parvenues à automatiser leur reporting financier. Si vous n’avez pas eu la chance d’être à nos côtés en Toscane, voici un résumé. Tout commence par la fusion de ces deux entreprises nées il y a plus de 125 ans. Cette opération a permis de créer l’une des plus grandes compagnies d’assurance au monde. La nouvelle entité opère sous le nom de John Hancock aux États-Unis et de Manulife au Canada.

 

Lorsque j’ai rejoint John Hancock en 2011, mon travail consistait à trouver les moyens d’améliorer les processus de reporting financier dans l’ensemble de l’entité fusionnée, et ce de façon simple et rentable. La fusion s’était soldée par un succès sur le marché, mais les groupes financiers aux États-Unis et au Canada présentaient quelques points faibles importants, notamment une multitude de bases de données, des processus manuels propices aux erreurs, ainsi qu’un manque de cohérence dans les déclarations et publications financières.

 

Lorsque nous avons constitué notre équipe projet, nous nous sommes attachés à créer une source unique de vérité au sein de notre ERP Lawson qui nous permettrait de produire l’ensemble de nos publications financières sur différentes bases comptables pour nos nombreuses entités juridiques. Nous avons choisi la solution de Collaborative Disclosure Management (CDM) de Tagetik du fait de ses fonctionnalités avancées, notamment la possibilité d’utiliser le grand livre et les autres outils dont nous disposions. 

 

L’objectif était de mettre en œuvre le CDM dans un premier temps au sein de John Hancock, en utilisant les États-Unis en tant que plateforme pilote et en permettant à nos équipes financières de devenir des utilisateurs experts. Puis, au bout d’un an de reporting et d’ajustements, de procéder au lancement de Tagetik chez Manulife.

 

Pour vous donner une idée de la complexité de notre processus de reporting, je vous dirais que mon équipe basée à Boston est responsable de l’établissement des états financiers de plus de 26 entités pour les seuls États-Unis. L’ensemble de ces états provenaient de sources différentes, certains faisant l’objet d’un audit, d’autres étant uniquement destinés à la direction. Grâce à Tagetik CDM, nous pouvons aujourd’hui charger l’ensemble de nos informations financières au sein d’un même référentiel centralisé, puis insérer ces informations directement dans nos différents états financiers.

 

L’utilisation d’une solution automatisée de gestion de la publication présente de multiples avantages. Elle permet notamment de fournir une seule version de la vérité. Ainsi, lorsque vous avez le même montant en dollars à plusieurs endroits, vous vous contentez de le saisir une seule fois en indiquant précisément où vous souhaitez qu’il apparaisse dans les états financiers. Comme beaucoup d’autres entreprises, nous avions l’habitude de saisir chaque chiffre dans l’ensemble de nos états financiers, une tâche pénible pour l’équipe responsable de produire simultanément les neuf rapports exigés par la SEC et les autorités de régulation des assurances. Grâce à Tagetik, le travail de saisie manuelle a été largement réduit, limitant ainsi naturellement les sources d’erreurs.

 

Tagetik CDM a également permis d’harmoniser et d’assurer une plus grande cohérence de l’ensemble des textes de nos publications. Nos multiples entités d’assurance sont gérées par des équipes financières distinctes, utilisant chacune un style et des formulations qui leur sont propres. Avant la mise en œuvre de Tagetik, nous n’avions jamais le temps de revoir tous ces textes et de nous assurer de la cohérence terminologique de l’ensemble. Avec Tagetik, nous disposons d’un outil de liaison : lorsque le document principal est modifié, les formules identiques figurant dans l’ensemble des documents sous-jacents le sont également.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment nous avons automatisé notre reporting financier chez John Hancock, et comment nous continuons à le faire plus largement chez Manulife, vous pouvez consulter la présentation que j’ai réalisée lors de Tagetik in Touch ou bien télécharger l’étude de cas.

 

Une conclusion, une remarque concernant Tagetik In Touch : outre le cadre exceptionnel qu’offre la Toscane, la conférence portait parfaitement son nom. En effet, j’ai eu souvent l’occasion d’intervenir devant des professionnels innovants du secteur de la finance des quatre coins du monde. Les équipes de direction, de développement du produit et de conseil de Tagetik demeurent en contact étroit avec leurs clients. Ils restent à l’écoute et savent proposer des moyens d’optimiser leur solution. Si vous réfléchissez à vos actions pour 2015, je ne saurais trop vous conseiller de songer sérieusement à assister à cette conférence. 

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