Case Study: Volex Group
Criticità ed Esigenze
Diversi anni fa l’area Finance del Gruppo Volex aveva implementato un applicativo software per il consolidamento finanziario. Tuttavia, la mancanza di un processo di reporting flessibile all’interno del sistema insieme all’impossibilità di disporre di informazioni finanziarie dettagliate fece sì che l’applicazione fosse adottata solo in parte dagli utenti.
“Sapevamo di avere molte informazioni preziose per supportare le decisioni strategiche di business: il problema era che non riuscivamo ad ottenerle e, quindi, ad utilizzarle”, spiega Ian Baxter, Group Financial Controller del Gruppo Volex. “Inoltre, la precedente applicazione di consolidamento era molto limitata in termini di elaborazione delle informazioni: un sistema estremamente manuale tale da risultare in un processo di consolidamento con scarso valore per le unità di reporting”.
“Sapevamo di avere una serie di opzioni a nostra disposizione ma avevamo bisogno di qualcuno che potesse analizzare la nostra situazione attuale, individuare le opzioni percorribili e fornirci una consulenza approfondita sulla strada da intraprendere” continua Ian. “In passato, avevo lavorato con Rinedata e mi sentivo rassicurato dalla loro competenza e flessibilità”.
“Era chiaro che c’erano due opzioni possibili per Volex”, continua Kirit Patel, Partner di Rinedata. “La prima sarebbe stata quella di aggiornare l’attuale sistema e, quindi, eseguire una revisione delle sue interfacce e delle logiche di automazione. La seconda, quella di condurre una valutazione delle soluzioni disponibili sul mercato al fine di sostituire il vecchio sistema di consolidamento”.
“Nonostante ci fossero rischi evidenti legati alla seconda opzione, grazie alla collaborazione con Rinedata, siamo giunti alla conclusione che la semplice revisione del nostro sistema di consolidamento non ci avrebbe fornito una soluzione scalabile o abbastanza durevole nel medio termine”, conclude Baxter.
Processo di valutazione
Rinedata e Volex hanno analizzato, insieme, le più importanti soluzioni di consolidamento e reporting disponibili sul mercato ed hanno scelto l’offerta di Tagetik: Tagetik per il budgeting, la pianificazione e il forecasting.
“Per noi, è stata semplicemente la soluzione migliore in termini di tecnologia, prezzo e performance”, spiega Baxter. “Tra i prodotti che abbiamo esaminato, Tagetik è stato quello che più ci ha impressionato ma, soprattutto, è stata per noi fondamentale la volontà di Tagetik a partecipare attivamente, sia durante la fase di valutazione che in quella di implementazione. Sono stati realmente disposti ad andare oltre per rispondere alle nostre esigenze”.
“Un altro fattore chiave nel processo decisionale è stato il coinvolgimento di Rinedata”, continua Ian. “Ci siamo sentiti pienamente a nostro agio a lavorare con il loro team e, sapere che sarebbero stati coinvolti nell’implementazione, ci ha rassicurato sulla possibilità di riuscire a rispettare scadenze abbastanza strette”.
Implementazione
Una volta presa la decisione di andare avanti con Tagetik, è iniziato il processo di implementazione. “Questa fase ha impiegato circa due mesi e mezzo”, aggiunge Baxter. “In un periodo di tempo relativamente breve, siamo quindi entrati a regime con il nuovo sistema di consolidamento e reporting ed abbiamo iniziato a beneficiare delle sue funzionalità”.
Un problema molto sentito per il team di Volex era quello dell’autonomia dell’utente.
“Il trasferimento di conoscenza è cruciale quando si sceglie di configurare un sistema come questo”, spiega Baxter, “perciò, è stato di fondamentale importanza che il nostro team sia stato coinvolto nella fase di implementazione: uno dei vantaggi di lavorare con Rinedata è proprio la flessibilità del loro approccio. E’ stata quasi un’implementazione congiunta. Sia questo che la forte conoscenza ed esperienza dei loro consulenti hanno, davvero, fatto la differenza dal nostro punto di vista”.
Risultati
La soluzione Tagetik, non solo, ha sostituito il precedente sistema di consolidamento e reporting finanziario ma sarà anche utilizzata da Volex per le esigenze di pianificazione finanziaria e reporting sul credito. “La cosa entusiasmante di questa soluzione è la disponibilità di molteplici e specifiche funzionalità di prodotto. Stiamo utilizzando il sistema per produrre il reporting finanziario mensile, creare il budget e svolgere le attività di forecasting. Inoltre, nel prossimo futuro, ipotizziamo di ricorrere allo stesso applicativo per coprire tutte le nostre esigenze di reporting civilistico”.
Un altro aspetto positivo per Volex è la dispiegabilità della nuova soluzione.
“L’implementazione nel team dell’area Finance è stato un successo, così stiamo cercando di sviluppare il sistema presso altre divisioni aziendali. Non è soltanto una soluzione che permette di massimizzare il nostro investimento in tecnologia: è anche un risultato che non avremmo mai potuto raggiungere con il nostro vecchio sistema”, spiega Baxter.
Inoltre, l’implementazione di Tagetik ha risolto il principale problema di Volex nell’ambito del reporting. “Ora, abbiamo un sistema che possiamo utilizzare per supportare il nostro processo decisionale, in grado di fornire un adeguato livello di dettaglio e creare valore aggiunto per le nostre unità di reporting”, afferma Baxter.
“Per noi, i requisiti fondamentali erano quelli di essere in grado di condurre una rapida valutazione dei prodotti sul mercato, selezionare la soluzione migliore per noi e, quindi, svolgere una implementazione collaborativa in tempi brevi. Da questo punto di vista, la combinazione di Tagetik e Rinedata è stata l’ideale. Riteniamo di aver instaurato una vera e propria partnership duratura”.
Volex Group
Volex è un produttore globale di componenti per le telecomunicazioni e il networking (tra cui, cavi in fibra ottica, …). Il Gruppo opera attualmente con 14 impianti di produzione e 18 uffici vendita e servizi dislocati strategicamente in Asia, Europa, Nord e Sud America. Volex fornisce un supporto globale ad aziende produttrici di computer, sistemi di telecomunicazione e dispositivi di rete. Il Gruppo produce inoltre assemblaggi di cavi elettrici per prodotti di consumo, applicazioni mediche e industriali e per i settori del trasporto, della difesa e aerospaziale.
