Case Study: Krauss Maffei
“In sole 10 settimane siamo stati in grado di rilasciare la nuova soluzione per il consolidato e utilizzarla per la chiusura annuale.” Johann Adler, Team Leader of Group Consolidation, Planning and Reporting
L’anno fiscale di KraussMaffei termina il 30 settembre. Quando il team di progetto ha deciso di implementare una nuova soluzione per il consolidato, aveva a disposizionesolo l’estate per terminare il progetto. Grazie a Tagetik e al supporto di Alper & Schetter, un partner di pmOne AG, tuttavia, il team è stato in grado di implementare un nuovo modello, caricare i dati contabili e istruire gli utenti in poche settimane. L’azienda è passata al nuovo sistema senza riscontrare problemi nemmeno nella produzione del financial closing. Gli utenti sono contenti di avere un sistema di consolidato professionale che permette la tracciabilità dei dati, facile da utilizzare e consente di avere un’elevata qualità del dato.
Analisi della situazione ed esigenze specifiche
Durante l’estate del 2008, il team responsabile del consolidato di gruppo di KraussMaffei ha accettato la sfida di implementare in poco tempo una nuova soluzione per redigere il consolidato. Sotto la direzione di Johann Adler, il team è stato determinate nel costruire un sistema che riflettesse la nuova struttura di reporting risultato di una massiva ristrutturazione del gruppo avvenuta negli anni precedenti. L’urgenza del progetto aveva anche una ragione pratica: il sistema che l’azienda utilizzava fino a quel momento era stato dismesso dalla società produttrice.
Le persone interessate al progetto hanno esaminato diverse soluzioni. Le soluzioni proposte da grandi e ben conosciuti vendor sembravano poco flessibili mentre quelle dei vendor più piccolo mancavano di funzionalità o non poteva offrire la sicurezza degli investimenti a lungo termine, dopo le recenti acquisizioni. “Stavamo cercando un motoscafo, non una petroliera,” ha ricordato Adler.
Oltre alla creazione del bilancio (stato patrimoniale e conto economico), il team richiedeva la flessibilità di aggiornare velocemente i cambiamenti o la struttura all’interno dello stesso sistema. La soluzione inoltre doveva permettere simulazioni semplici come analizzare gli effetti potenziali nel comprare o vendere un’azienda. Da ultimo, il sistema si doveva integrare nella preesistente architettura IT, che includeva SAP systems e un fondato strumento di analisi OLAP per il management reporting da poco aggiornato. Un sistema di consolidamento strutturato era ciò che mancava per legare questi sistemi e occorreva implementarlo velocemente perche i tempi erano stretti. Il team ha scelto Tagetik perché il software rispettava tutti questi requisiti. La soluzione dispone di funzionalità built-in che vanno dalla modellazione e mappatura dei workflow fino alla raccolta e alla distribuzione dei dati per la pianificazione e il consolidamento. Tagetik è stato implementato alla fine di Maggio 2008.
Obiettivi
Dopo aver accertato tutti i requisiti IT, con il supporto di pmOne, è iniziato il progetto. La data per il ‘go live’ era stata fissata al 30 settembre, la fine dell’anno fiscale,così il team di Krauss Maffei avrebbe potuto utilizzare il nuovo sistema per la produzione del nuovo bilancio. Dal momento che ad ogni persona sono state date chiare responsabilità e incarichi, ognuno sapeva cosa doveva fare. Gli esperti di consolidato di Alper & Schetter, partner di pmOne, passarono le settimane successive dal cliente. Il loro compito era quello di disegnare un modello e quindi parametrizzare e implementare il software.
Anche le persone di KraussMaffei hanno giocato un ruolo rilevante. Oltre a scrivere i report di input/output, il team ha creato una struttura di dati e ha estratto I dati dal sistema di contabilità così da trasferirli nel nuovo sistema. Ancor prima Alper & Schetter e pmOne hanno effettuato un corso agli utenti sul nuovo software e sono stati istruiti su come costruire un report.
Una consulente IT di Isys, che ha effettuato consulenza in ambito tecnologico per KraussMaffei per molti anni, ha completato il team di progetto; a lei era stata affidata la responsabilità di importare i dati da Tagetik all’interno del cubo OLAP.
Dopo solo 10 settimane, l’implementazione del nuovo sistema era stata completata. Da Giugno a metà Agosto, il team era stato in grado di implementare il nuovo modello,parametrizzare il sistema, trasferire I dati esistenti e istruire gli utenti presso la sede del cliente. Questo ha permesso di effettuare il fine tuning e la formazione degli utenti delle società controllate durante il mese di settembre. Il team di progetto di KraussMaffei ha preparato ed effettuato la formazione da solo. Agli utenti della Germania è stato offerto un giorno di formazione a Monaco mentre i loro colleghi internazionali hanno partecipato ad un corso di formazione online di 4 ore.
Alla fine del mese il progetto era terminato. Il team di progetto ha iniziato subito il processo di consolidamento senza nemmeno dover effettuare un test preliminare. Senza alcun aggiustamento tecnico, la soluzione ha generato i financial report e ha passato facilmente il processo di auditability. “Grazie all’elevato livello di standardizzazione di Tagetik e al support professionale di Alper & Schetter e pmOne, siamo stati in grado di raggiungere i nostri obiettivi di progetto. In sole 10 settimane siamo stati in grado di implementare e usare la nuova soluzione di consolidato,” ha affermato Johann Adler.
Risultati
Circa 50 dipendenti worldwide – solo 6 dei quali basati nell’headquarters – utilizzano la soluzione di Tagetik. I restanti utenti sono suddivisi in circa 30 aziende. Oltre alla Germania, la soluzione collega utenti di Francia, UK, Italia, Belgio, Svizzera, Slovacchia,USA, Messico e Cina. Al posto di inviare i dati alla corporate tramite file Excel dove venivano importati manualmente, adesso utilizzano una connessione web Citrix come strumento per il data entry periferico. Poiché Tagetik è completamente Web-based, non è richiesta né istallazione né manutenzione di alcun software a livello locale. Le controllate effettuano da sole la riconciliazione intercompany attraverso il web. Grazie alle funzionalità built-in vengono effettuati controlli di coerenza controlli sui conti, in modo da migliorare notevolmente la qualità delle loro chiusure mensili.
In passato, il gruppo utilizzava sistemi e strutture diversi per le chiusure mensili e annuali.Dal momento che adesso tutte le chiusure sono effettuate in Tagetik, possono essere controllate anche le chiusure mensili. Questo significa che KraussMaffei oggi non ha più bisogno di consolidare i dati tutti i mesi, in quanto si basa sui dati della chiusura annuale sempre disponibili. Inoltre i numeri sui financial e management report sono gli stessi perché sono create utilizzando gli stessi dati.
“Questo progetto rappresenta un notevole passo in avanti per noi. Adesso abbiamo un sistema di consolidato strutturato con saldi periodici. Abbiamo riscontrato da subito i vantaggi apportati dal sistema. In particolare, l’utilizzo semplice per gli utenti e la qualità del dato è notevolmente migliorata.” conclude Adler. Grazie all’esperienza positiva con Tagetik, il responsabile del progetto sta già guardando ai prossimi step. Il team, ad esempio, sta ancora importando manualmente i dati di SAP. Il prossimo step logico sarà quello di trasferire automaticamente i dati dal sistema alimentante per accelerare ancor più l’intero processo di consolidamento. In un futuro ancor più remoto, l’azienda intende utilizzare Tagetik per la produzione del budget del gruppo per arrivare ad unificare tutti I processi di CPM in un’unica soluzione.
