Case Study: ISAB
“L’utilizzo di Tagetik ha permesso di colmare tutte le criticità che avevamo nel processo di budget. Abbiamo infatti ottenuto una completa tracciabilità e monitoraggio del processo di budget attraverso cruscotti creati ‘ad-hoc’ ed eliminato tutte le attività manuali nelle fasi di raccolta e di elaborazione del budget. Inoltre, siamo in grado di produrre una reportistica decentralizzata, fruibile da tutti gli utenti”. Alessandra Latina, Responsabile Controllo di Gestione, ISAB
Problematiche da affrontare
Per gestire con successo le performance aziendali, ISAB aveva bisogno di colmare 4 principali criticità presenti nel processo di elaborazione del budget:
Incremento dell’accountability: ISAB aveva la necessità di aumentare la responsabilità di tutti gli utenti coinvolti all’interno del processo di budget attraverso l’introduzione di momenti formali di approvazione delle varie fasi.
Migliorare la tracciabilità e il monitoraggio del processo di budget: “Non riuscivamo ad avere un aggiornamento in ‘real-time’ sullo stato di avanzamento del processo; a tracciare le diverse revisioni del budget (ad esempio, “pre e post meeting” con il Management); c’era il rischio di avere diverse copie del budget salvate ‘off-line’ dai vari responsabili di centri di costo in quanto non disponibile una unica “piattaforma” aziendale”.
Incrementare il dettaglio delle proposte di budget: Per alcune voci di costo (quali, smaltimento rifiuti, chemical, additivi), l’azienda aveva la necessità di incrementare il livello di dettaglio e disporre oltre che dei costi per centro e voce di costo, della tipologia, delle quantità e dei prezzi.
Processo di raccolta dati non integrato: “Ogni anno creavamo un numero elevato di fogli Excel molto complessi e “customizzati” sulla base delle esigenze delle varie funzioni Dato l’elevato dettaglio delle informazioni richieste (importi per centro e voce di costo e singola attività elementare prevista all’interno della singola voce di costo) era molto complesso integrare simultaneamente tutti questi dati in un unico database. Inoltre, non era possibile garantire l’integrità e la correttezza del processo di raccolta ed elaborazione delle informazioni poiché gestito manualmente su fogli Excel”.
Obiettivi del progetto
Dopo un’approfondita valutazione di diversi software vendor e soluzioni, l’azienda ha deciso di implementare il software di Tagetik in quanto in grado di colmare tutti i ‘gap’ sopra citati.
“Abbiamo deciso di strutturare il progetto in 3 fasi: la prima è stata l’implementazione del processo di budget e piano; la seconda si è concentrata sull’elaborazione dei consuntivi e la determinazione degli scostamenti vs budget; la terza invece prevede l’implementazione del processo di forecast. Siamo partiti col progetto a fine Gennaio 2011 e, in soli 4 mesi, considerato anche il ristretto Team interno del progetto siamo riusciti ad andare ‘live’ con la parte più complessa e che coinvolgeva più utenti ovvero quella di budget e plan process. A breve rilasceremo il consuntivo ed entro fine 2011 ultimeremo tutte le altre funzionalità”. Giuseppe Pitarresi, IT Project Manager, ISAB.
La tecnologia Microsoft
Microsoft Active Directory per User Authentication e Microsoft Exchange per Notification Capability.
Risultati ottenuti
Grazie alla soluzione di Tagetik, ISAB ha migliorato il processo di produzione del budget. Tra i risultati e i benefici ottenuti si ha una maggiore responsabilizzazione da parte dei titolari dei centri di costo con l’introduzione di momenti di approvazione formale. Inoltre, un miglior monitoraggio sia da parte del controllo di gestione, che del CFO, del General Manager e dei responsabili di più centri di costo, grazie alla produzione di un cruscotto facilmente accessibile e di facile intuizione per monitorare lo stato di avanzamento del processo di budget.
Oggi ISAB ha raggiunto l’obiettivo di avere un unico budget e un’unica base dati aziendali eliminando tutte le attività manuali nelle fasi di raccolta e di elaborazione.
Oltre 85 utenti utilizzano Tagetik per i processi di planning e budgeting. Ogni singolo utente, oggi, può confrontare dati dettagliati, aggiornati, sicuri e tracciabili in ogni fase del processo.
Il software di Tagetik è alimentato dal sistema transazionale (SAP) per arrivare a elaborare circa 3.000 voci di costo e produrre circa 50 report. L’introduzione del sistema di Tagetik, semplificando la complessità del processo di raccolta ed elaborazione, ha permesso una riduzione di circa il 30% del tempo dedicato a tali attività, consentendo quindi di diminuire l’impegno per le attività più operative del processo e di focalizzare maggiormente l’attenzione su aspetti più qualitativi e di analisi.
