Case Study: Dyckerhoff
“Già dalla prima presentazione abbiamo potuto vedere che il software di Tagetik è uno strumento molto potente per gestire il reporting. Sapevamo quindi che i nostri Controller sarebbero stati entusiasti del suo potenziale, della flessibilità del sistema e, naturalmente, dell’ambiente di lavoro basato su Excel”. Sascha Lenkiewicz -Responsabile Contabilità di Gruppo, Dyckerhoff AG
Problematiche da affrontare
Nel 2009, Dyckerhoff AG ha iniziato a ricercare una nuova soluzione software per il consolidamento dei dati. Le funzioni “Contabilità di Gruppo” e “Controllo” hanno colto questa opportunità per implementare una piattaforma che fosse in grado di rispondere alle esigenze di entrambe le aree funzionali.
Una delle maggiori priorità era quella di ottimizzare e unificare il reporting di gruppo. Anche se le due funzioni già collaboravano per produrre i bilanci e la reportistica (mensile, trimestrale e annuale), questi dati erano ricavati da sistemi differenti, non collegati tra loro. Il team di progetto necessitava dunque di una piattaforma software unica in grado di supportare, all’interno di un'architettura comune, sia le esigenze di reporting di gruppo che le specifiche richieste di ogni area.
Una volta identificati i requisiti funzionali, Dyckerhoff è passata a valutare la possibilità di utilizzare le tecnologie esistenti in azienda o ricominciare completamente da capo. Il gruppo di lavoro ha quindi iniziato a valutare il software di Tagetik, già in uso presso la casa madre (l’italiana Buzzi Unicem), e, dopo aver esaminato in modo approfondito anche diversi altri strumenti presenti sul mercato, si è convinto che Tagetik fosse la soluzione migliore da implementare per rispondere le specifiche esigenze del proprio business.
Obiettivi del progetto
Dyckerhoff AG ha scelto di implementare il software di Tagetik in due progetti separati. Durante la prima fase, il team di lavoro si è concentrato sulla conversione 1:1 dei precedenti strumenti di consolidamento e reporting all’interno del nuovo ambiente tecnologico. La fase due, dedicata alla pianificazione, sarà sviluppata a seguire.
Dopo il ‘kick-off’ nell’Agosto 2009, il team di progetto ha realizzato, insieme ai consulenti di pmOne e Tagetik, un piano con tutti i dettagli dell’implementazione. Il documento è stato approvato nel Gennaio 2010 e, all'inizio di Marzo, la fase di implementazione era pronta per iniziare. Per due mesi, il team è stato impegnato con l'import delle anagrafiche e la parametrizzazione delle regole di consolidamento. A seguire, ha ricostruito i bilanci e i report di gestione degli anni precedenti, all’interno della nuova soluzione.
L’azienda ha quindi condotto corsi di formazione on-site (in Germania, Polonia, Russia, Paesi Bassi, Repubblica Ceca e Ucraina) e on-line, per i colleghi negli Stati Uniti. Una volta conclusi, a fine estate 2010, il sistema era pronto per andare definitivamente ‘live’.
Soluzione implementata
Sulla nuova soluzione software è possibile gestire circa 10.000 conti, di cui 3.000 conti finanziari, e 80 società consolidate. Per quanto riguarda i sistemi ‘legacy’ e le interfacce, l'architettura è stata modificata e ottimizzata al fine di garantire un sistema coerente e integrato, con un piano dei conti a livello di gruppo basato su un database centralizzato. Poiché adesso i dati fluiscono attraverso sistemi differenti ma tutti collegati tra loro, Dyckerhoff ha potuto eliminare il tempo tra la registrazione dei dati a sistema e il trasferimento degli stessi nel reporting finanziario.
“Ora abbiamo un sistema veramente unificato con un server a cui tutti i dipendenti possono accedere”, spiega Holger Merz, Project Manager. “Se abbiamo bisogno di cambiare le anagrafiche, possiamo farlo immediatamente e tutti gli utenti possono vedere le informazioni aggiornate. E’ veramente un vantaggio enorme per noi”.
In precedenza, il team di consolidamento doveva gestire e modificare i dati (nuove società, conti, …) più volte e su sistemi paralleli. Per mantenere i sistemi aggiornati, le singole aziende del gruppo dovevano infatti caricare manualmente, all’interno dei loro database, ogni modifica apportata nel sistema centrale di consolidamento.
La soluzione di Tagetik ha migliorato notevolmente il processo di caricamento-dati. Adesso, Dyckerhoff può raccogliere le informazioni in modo veramente più semplice mediante form di raccolta on-line per poi di convertirle e importare i dati all’interno dei differenti sistemi in uso. Inoltre, gli utenti possono riconciliare le partite inter-company durante il processo di input, cosa molto più efficiente che cercare di riconciliarle centralmente in una fase successiva.
Risultati ottenuti
“Il software di Tagetik è una piattaforma unica e unificata dalla raccolta dei dati fino al consolidamento, il reporting e la pianificazione. Questo è indubbiamente il maggior beneficio”, riassume Stephanie Laube, Responsabile Contabilità e Contabilità di Gruppo in Dyckerhoff AG. E ammette, tuttavia, che Dyckerhoff è una realtà piuttosto complessa per un gruppo delle sue dimensioni. “Anche se non siamo un’azienda particolarmente grande, ci troviamo ad affrontare tutte le casistiche che possono presentarsi in un processo consolidamento, per esempio, un numero relativamente flessibile di società da consolidare, numerose partecipazioni di minoranza, controllate estere e passaggi in valuta estera per le società controllate. Da questo punto di vista, le nostre esigenze possono essere sicuramente paragonate a quelle di un’azienda di grandi dimensioni”.
Dyckerhoff ha scelto Tagetik per il suo approccio fortemente orientato al cliente e per la filosofia che la contraddistingue: sviluppare il software a partire proprio dalle esigenze dei clienti. Il responsabile del progetto, Holger Merz, è stato ampiamente soddisfatto dalla capacità dimostrata nel soddisfare le esigenze dell’azienda così come dalla volontà di collaborare con Dyckerhoff per migliorare le future versioni del software. “Ogni volta che sono emersi dei problemi nel corso del progetto, Tagetik è stata sempre disponibile, adoperandosi da subito per trovare una soluzione”, dichiara il manager. “Siamo rimasti davvero molto colpiti dalla qualità del loro supporto”.
Oltre a modernizzare i sistemi di gestione delle performance e introdurre il concetto di ‘workflow’ nella gestione delle attività di business, la funzione “Controllo” ha anche beneficiato della flessibilità della nuova soluzione e delle funzionalità analitiche ‘built-in’ presenti nel software – particolarmente apprezzate dai Controller per i quali report e analisi ‘ad-hoc’ sono una parte importante del lavoro quotidiano.
“Dal mio punto di vista, il maggiore punto di forza di Tagetik è il reporting, semplice e flessibile, in un ambiente familiare come Excel”, riassume Sascha Lenkiewicz, Responsabile Contabilità di Gruppo. “Si lavora veramente bene con la soluzione di Tagetik, soprattutto quando si tratta di ‘customizzare’ i report o crearne di nuovi”.
La reportistica esistente, creata ‘ad-hoc, può essere pubblicata per produrre un reporting standard utilizzabile via web. Infine, gli strumenti per il reporting, sia standard che ‘ad-hoc’, permettono di ridurre ulteriormente gli sforzi, confermando l’impressione positiva del software e delle sue funzionalità.
