Case Study: Askoll
“Un ulteriore beneficio ottenuto, apprezzato in particolar modo nella gestione “corporate” dei dati è la gestione nativa della partita doppia, che permette la tracciabilità tanto delle operazioni di flusso finanziario, quanto di quelle di rettifica o di elisione ai fini del consolidamento. Un altro aspetto positivo è la possibilità di effettuare in qualsiasi prospetto di reporting il drill down, anche concatenato, dei dati, che si rivela molto utile anche in fase di presentazione, evitando così di produrre eccessivi report cartacei, in ottica “green””. Maurizio Dal Cengio, Corporate Control Manager di Askoll
Affiancato dal partner tecnologico Excent, Askoll Holding ha scelto Tagetik Enabled by Microsoft SharePoint per:
- gestire i processi di budget e di pianificazione economica, finanziaria e patrimoniale
- avere un sistema di reporting orientato all’analisi preventiva in ottica strategica, oltre che consuntiva in ambito di controlling
- avere un sistema di reporting uniforme, sia a livello di singola società, che a livello consolidato di gruppo
- migliorare il processo di raccolta ed analisi dei dati gestionali (sia di consuntivo che di budget)
- potenziare il consolidamento dei dati civilistici e gestionali
- attivare il monitoraggio dei processi di produzione delle informazioni
Criticità
Il controllo di gestione era inizialmente supportato da fogli di calcolo avanzati sviluppati su Microsoft Excel in grado di soddisfare le esigenze di versatilità, potenza e ampiezza funzionale, ma non più adeguati alle dimensioni e alle esigenze di un gruppo internazionale.
Difficoltà di integrazione tecnologica, rischio di errori nell’immissione dei dati e disomogeneità fra le versioni installate nelle diverse sedi del gruppo, hanno portato a una valutazione delle soluzioni di reporting e Performance.
Motivazioni all’evoluzione
Le motivazioni che hanno portato il Gruppo Askoll ad evolvere l’impianto del controllo di gestione da MS Excel ad una soluzione più strutturata, sono riassumibili nelle seguenti:
- Volontà di creare uno strumento che permetta all’utente (anche a livello direzionale) di raggiungere una maggiore autonomia nella generazione dei report e nell’utilizzo delle informazioni;
- Volontà di aumentare il coinvolgimento dei responsabili di funzione nel processo di raccolta dei dati e di generazione del reporting;
- Volontà di estendere le logiche di reporting ad altre funzioni aziendali diverse dal Controllo di Gestione (Risorse Umane, Marketing, Acquisti, …).
Benefici
L’utilizzo di una piattaforma web based e di uno strumento standard come MS Excel, agevolerà la diffusione del sistema ai vari centri di responsabilità delle divisioni Askoll, consentendo nel contempo, grazie ai cockpit di analisi del workflow, di avere in tempo reale la consapevolezza dello stato di attuazione dei processi di creazione delle informazioni.
Tale workflow verrà gestito anche dal punto di vista approvativo, in modo da monitorare i passaggi di certificazione/decertificazione del dato.
La responsabilità del dato, aspetto cruciale in un gruppo internazionale, è demandata in origine al data owner, permettendo, oltre all’inserimento univoco dello stesso, una completa tracciabilità, utilizzabile anche per attività di audit.
Tale aspetto diventa estremamente utile nell’applicazione delle logiche legate alla responsabilità amministrativa delle società ex D.Lgs 231/01, processo attualmente supportato da Tagetik Enabled By Microsoft® SharePoint®.
Per quanto riguarda l’accesso al reporting, ad oggi questo è stato canalizzato attraverso un’unica interfaccia amministrata centralmente, dove ogni risorsa, in funzione delle proprie autorizzazioni, può consultare il dato secondo livelli differenziati di analisi dimensionale e di approfondimento.
Tale aspetto ha rassicurato soprattutto il CFO di Askoll, grazie alla possibilità di poter analizzare in dettaglio le ragioni e le dinamiche alla base delle proiezioni finanziarie e patrimoniali e nel contempo avere la possibilità di tarare sempre meglio le logiche di proiezione.
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