Case Study: Gruppo API
“Dal progetto con Tagetik abbiamo ottenuto un netto miglioramento dei processi di Pianificazione e Controllo, una convergenza dei flussi dato civilistici e gestionali, maggiore supporto nella gestione dei processi di chiusura contabile." Stefano Cardello, CFO
Problematiche da affrontare
Per gestire con successo le performance aziendali nel settore energetico, il Gruppo API aveva bisogno di dotarsi di uno strumento in grado di dare una vista veloce e affidabile sulle complesse attività di business. Prima dell’utilizzo di Tagetik, tuttavia, estrarre le informazioni e prendere decisioni da 15 milioni di record per anno era più facile a dirsi che a farsi.
Fino al 2008, il gruppo utilizzava ancora diversi fogli Excel per gestire i processi di business. Inoltre, a complicare la situazione, il sistema di contabilità e il processo di reporting erano scollegati tra loro; per questo motivo la tracciabilità del dato nelle ultime fasi dei processi di budget, reporting e financial close era molto difficile e dispendiosa in termini di tempo.
Obiettivi del progetto
A causa della crescente complessità del business e dei sistemi di controllo, il Gruppo API ha deciso di implementare una nuova soluzione di CPM. In particolare, il gruppo aveva bisogno di accelerare il processo di produzione del bilancio e delle statistiche e disporre di informazioni qualitativamente migliori per poter prendere decisioni. Per migliorare la qualità del dato, garantire la tracciabilità e ridurre il lavoro manuale, l’azienda richiedeva inoltre una stretta integrazione tra il software di CPM e il sistema transazionale sottostante.
Dopo un’approfondita valutazione di diversi software vendor e soluzioni l’azienda ha scelto Tagetik perchè il software riesce a gestire le problematiche civilistiche su una singola piattaforma di Corporate Performance Management (CPM).
La tecnologia Microsoft
Per alimentare il cruscotto di Tagetik con le informazioni del sistema transazionale, l’azienda ha implementato un datamart di dati finanziari basati su Microsoft SQL Server. Queste informazioni sono aggiornate attraverso una connessione diretta a SAP R/3 e con un sistema di immissione-dati basato su Microsoft Excel.
Risultati ottenuti
Grazie a Tagetik, il Gruppo API ha migliorato i processi di pianificazione, controllo e reporting. Oggi l’azienda gestisce il consolidamento gestionale e il reporting nella stessa applicazione che utilizza per il consolidamento civilistico, minimizzando i lavori ripetitivi e le inconsistenze dei dato.
Tagetik ha inoltre permesso di integrare il processo di pianificazione strategica con il budget operativo. Grazie alle funzionalità “built-in” e alla gestione unificata di più processi all’interno di Tagetik, gli utenti hanno oggi a disposizione il tempo necessario per analizzare i dati e i diversi scenari di business.
Oltre 60 utenti utilizzano Tagetik per i processi di planning e budgeting. Ogni singolo utente oggi può confrontare dati dettagliati e aggiornati. Inoltre i dati sono sicuri e tracciabili in ogni fase del processo. Oltre alla creazione di budget e forecast più attendibili, gli utenti possono anche effettuare analisi secondo dimensioni specifiche richieste dall’azienda, quali il centro di costo (activity based management), canale di distribuzione, prodotto (materie prime e prodotti finiti), tipo di movimento (da quale magazzino arriva il prodotto) e nave (costi diversi a seconda della nave da cui derivano le materie prime). Tagetik viene alimentato dal sistema transazionale (SAP) di circa 20 milioni di record per arrivare ad elaborare circa 1 milione di record. Il sistema produce circa 100 report, 20 dei quali vengono utilizzati dalla direzione per decisioni strategiche.
Dal momento che le attività di raccolta-dati e di creazione del budget sono molto più semplici da gestire, il processo di forecast consente di risparmiare ben il 30% del tempo. La qualità delle informazioni finanziarie è migliorata drasticamente grazie alla nuova soluzione. Gli utenti possono analizzare facilmente le varianze o tenere traccia dei dati originali e degli effetti di eventuali modifiche ai dati di budget.
» Guarda i video registrati durante la User Conference 2010:
Video di Stefano Cardello, CFO di Api
Video di Mauro Minenna, CIO di Api
