Anwenderbericht OCLC
„Tagetik hat uns geholfen, unsere Budgetierungs- und Forecasting-Prozesse in einem einzigen, zentralen und unternehmensweiten System zusammenzufassen, das nahezu in Echtzeit arbeitet und eine bessere Sichtweise auf unsere Planungsprozesse ermöglicht“.
Dave Coleman - Sr. Manager, Budget Planning & Analysis bei OCLC
Herausforderung
OCLCs Anliegen ist ein verbesserter Zugang zum weltweiten Wissen sowie die Verringerung von Bibliothekskosten. Als global agierende Non-Profit-Organisation sieht OCLC auch die Notwendigkeit, die eigenen Kosten unter Kontrolle zu halten. Aus diesem Grund hat das Unternehmen seine veraltete Budgetierungsanwendung und eine Reihe von Excel-Tabellen durch eine webbasierte Budgetierungs- und Forecasting-Lösung auf Basis von Tagetik ersetzt.
Ziele
Um sich bessere Einblicke in Echtzeit zu verschaffen, wollte OCLC seine Budgetierungs- und Forecasting-Prozesse in einem einzigen, zentralen System vereinheitlichen. Als eine globale Organisation weiß OCLC, dass es regionale Unterschiede gibt, wenn es darum geht, diese Prozesse effektiv zu unterstützen – und zwar nicht nur zwischen den USA und Europa, Nahost und Afrika (EMEA), sondern auch innerhalb der EMEA-Region. Der Versuch, die richtige Balance zwischen standardisierten und lokalisierten Geschäftsprozessen zu finden, war nicht die einzige Herausforderung: OCLC plant in sechs unterschiedlichen Währungen und verfügt über eine Matrix-Organisation, die nicht der rechtlichen Unternehmensstruktur entspricht. Aus Sicht des Managementreportings erfordert dies eine äußerst flexible Lösung. Tagetik deckt sich gut mit unseren Anforderungen. Neben einem sehr engagierten Team hat uns auch überzeugt, dass es eine webbasierte Lösung mit Excel-Oberfläche ist.
Ergebnisse
OCLC entschied sich bereits im Juni 2009 für Tagetik; der erste Budget-Zyklus mit der neuen Software konnte ein Jahr später abgeschlossen werden. Neben erwarteten Umsätzen, Aufwendungen, Bilanz und Kapitalflussrechnung nutzt OCLC Tagetik auch, um Umsätze, Aufwendungen, Investitionen, Bilanz und Kapitalflussrechnung zu planen sowie für verschiedene Analysen.
Mit Tagetik ist es gelungen, bestimmte, miteinander in Beziehung stehende Prozesse zu automatisieren, die zuvor manuell integriert werden mussten, wie zum Beispiel die Abstimmung zwischen Absatz- und Umsatzplanung.
„Auch unsere Personalplanung profitiert von Tagetik“, ergänzt Dave Coleman, Senior Manager Budgetplanung und -analyse bei OCLC. „Wir planen Gehälter nach der jeweiligen Position und berechnen Zusatzleistungen entweder prozentual zu den Gehältern oder in Bezug auf die vertragliche Arbeitszeit. Als Service-Organisation machen Gehälter und Zusatzleistungen mehr als die Hälfte unserer gesamten Aufwendungen aus und sind somit wesentlicher Bestandteil unserer Planung."
Tagetik erlaubt OCLC, den Planungsprozess den jeweiligen regionalen Gegebenheiten anzupassen. Dazu gehören unterschiedliche Jahresabschlussstrukturen ebenso wie die Matrix-Organisationsstruktur.
„Am wichtigsten für uns ist, dass uns Tagetik die Flexibilität gibt, unsere ‚eigenen‘ EMEA Dinge zu handhaben, aber gleichzeitig sicherzustellen, dass unsere spezifischen Anforderungen den globalen Standards entsprechen“, resümiert Henri van der Meer, Financial Controller bei OCLC EMEA. „Zum Beispiel haben wir einen weltweiten Kontenplan für OCLC, aber aufgrund der verschiedenen Meldepflichten davon abweichende Kontenhierarchien. Durch den Einsatz verschiedener Methoden können wir bei der Budgetierung nun aber tatsächlich auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. "
Microsoft Technologie
Das Projekt wurde mit Business Intelligence-Lösungen von Microsoft umgesetzt. Speziell für dieses Projekt wurde ein Financial Data Mart mit Hilfe der erweiterten Daten-Management-Funktionen des Microsoft SQL Server erstellt. Die Informationen werden permanent aktualisiert. Dies geschieht über eine direkte Verbindung zu den ERP-Systemen sowie einen integrierten Dateneingabeprozess, für den ein Microsoft Office Excel-Frontend genutzt wird, das den Data-Mart automatisch mit aktuellen Informationen beliefert.
